Gastvrijheid in de sportschool zorgt voor betere service, meer focus op leden en een sterkere leden ervaring. Gastvrijheid in de sportschool is dus geen extra laag over het werk heen. Het ís het werk. Lees hoe training hierbij het verschil maakt.
Gastvrijheid bij evenementen: hoe de beleving het verschil maakt
- Jordy van Heese
Bij een festival, congres of beurs weet je van tevoren precies hoeveel gasten je verwacht. Toch verbaast gastvrijheid mensen elke keer opnieuw, of ze nu voor het eerst komen of voor de twintigste keer. Hoe zorg je dat jouw medewerkers op de drukste dagen de beste beleving leveren?
Evenementenlocaties draaien dagelijks op hoge capaciteit. Brabanthallen. Ahoy. Jaarbeurs. Libema. Ze ontvangen duizenden gasten per dag, en toch verwacht elke gast persoonlijke aandacht. Dat is de uitdaging: hoe maak je van een groot, druk evenement een ervaring die de gast bijblijft?
Gastvrijheid bij evenementen is meer dan een vriendelijk gezicht bij de ingang. Het gaat over hoe je mensen ontvangt, begeleid, verrast, en hoe je je medewerkers toerust om dat elke dag waar te maken, ook als er 10.000 bezoekers door de deuren stromen.
Dat vraagt om een aanpak die verder gaat dan een uurtje training. Het vraagt om een gemeenschappelijke taal, een duidelijk kompas en leiderschap dat gastvrijheid actief borgt.
We wisten dat gastvrijheid anders moest. Maar we hadden een kapstok nodig, iets om op terug te vallen op drukke eventdagen. Het vliegwiel geeft ons dat. Het vertelt onze mensen niet alleen wát we van hen verwachten, maar ook waaróm dat belangrijk is voor de gast.
Van vraag naar richting
Veel evenementenorganisaties weten dat gastvrijheid beter kan. Ze voelen dat er wat mist, in de bejegening van gasten, in de manier waarop medewerkers omgaan met lastige situaties, in de consistentie tussen vestigingen of teams. Maar wat ontbreekt is een kapstok: een gedeeld kader dat richting geeft aan hoe “gastvrij” eruitziet in hun organisatie.
Studio Gastvrij start een groter traject met een strategiesessie met de directie of het MT. We brengen in kaart waar de organisatie nu staat op de Gastvrijheidsmeter©, wat de kernwaarden zijn en hoe die vertaald worden naar concreet gedrag op de werkvloer.
Het vliegwiel Verrassend Gastvrij
Voor Libema Beurzen en Evenementen, de exploitant van onder meer de Brabanthallen, ontwikkelden we het vliegwiel “Verrassend Gastvrij”. Dit vliegwiel is geen poster op de muur. Het is een gedeeld denkkader dat vertelt wat gastvrijheid betekent voor medewerkers in de parkeergarage, aan de balie, bij de catering en in de directiekamer.
Kernwaarden als oprechte aandacht, totale gastbeleving en verrassing kregen een gezicht: concrete voorbeelden, herkenbare situaties, handelingsperspectief. Niet wat je moet doen, maar waarom het belangrijk is voor de gast die voor jou staat.
Van directiekamer naar werkvloer
Strategie zonder uitvoering is een plan. Uitvoering zonder strategie is chaos. Bij evenementenorganisaties is de uitdaging dat medewerkers verspreid zijn over locaties, shifts en disciplines. Parkeerteam, hospitality, techniek, F&B, ze delen dezelfde missie, maar spreken vaak een andere taal.
Onze trainingen brengen die talen samen. Praktisch, herkenbaar en direct toepasbaar. We trainen op de werkvloer zelf, niet in een vergaderzaal. Deelnemers herkennen de situaties, oefenen met echte scenario’s en gaan de deur uit met concrete handvatten.
In het Libema-traject trainden we teams verspreid over meerdere vestigingen. De kern bleef altijd hetzelfde: je hoeft geen theateropleiding te hebben om een gast te verrassen. Je hebt aandacht nodig, en de bereidheid om een stapje verder te gaan dan gevraagd.
Borging: gastvrijheid die beklijft
Een training werkt op de korte termijn. Borging zorgt dat het beklijft. Na elke trainingssessie werken we aan verankering: hoe zorg je dat leidinggevenden het gesprek over gastvrijheid blijven voeren? Hoe maak je het onderdeel van onboarding, evaluaties en dagelijkse feedback?
Bij evenementenorganisaties is borging extra uitdagend omdat er vaak met seizoenspersoneel en uitzendkrachten wordt gewerkt. Juist dan is het vliegwiel waardevol: een compact kader dat snel te begrijpen is en dat ook voor nieuwe medewerkers direct richting geeft.
Gastvrijheid in leisure, meer dan een dag uit
Leisure en evenementen raken elkaar steeds meer. Een bezoek aan een pretpark, een museum of een sportdag is voor de gast een belevenis, en die belevenis begint al bij het parkeren en eindigt pas als ze thuis napraten. Elke interactie telt.
Studio Gastvrij werkt ook voor organisaties in de leisurebranche: pretparken, sportfaciliteiten, musea en congrescentra. De uitdaging is overal dezelfde: hoe verander je een functioneel bezoek in een verhaal dat mensen meenemen naar huis?
Het antwoord ligt niet in grote gebaren. Het ligt in de kleine momenten: de medewerker die een kind bij naam noemt, de barmedewerker die een compliment geeft dat oprecht voelt, de beveiliger die een gast de weg wijst alsof hij zelf hun gids is voor de dag.
Arthur Roos over het Verrassend Gastvrij-traject
Vliegwiel Verrassend Gastvrij
Posters campagne
Veelgestelde vragen over gastvrijheid bij evenementen
Wat is gastvrijheidstraining voor evenementenlocaties?
Gastvrijheidstraining voor evenementenlocaties richt zich op de specifieke uitdagingen van organisaties die grote aantallen gasten ontvangen. Denk aan beurzen, festivals, congrescentra en leisure-attracties. De training combineert een strategisch kader (hoe ziet gastvrijheid eruit in onze organisatie?) met praktische oefening op de werkvloer. Het doel: medewerkers die ook op drukke dagen consistent gastvrij gedrag laten zien.
Is gastvrijheidstraining ook geschikt voor de leisurebranche?
Ja. Leisure en evenementen delen dezelfde kern: gasten komen voor een beleving, niet alleen voor een product of dienst. Of het nu gaat om een pretpark, een sportfaciliteit of een museum, de verwachting van de gast is dezelfde: behandeld worden als een welkome gast, niet als een ticketnummer. Studio Gastvrij heeft ervaring in beide sectoren en past de training aan op de specifieke context van de organisatie.
Hoe lang duurt een gastvrijheidstraject voor een eventorganisatie?
Een volledig traject, van strategie tot borging, duurt gemiddeld drie tot zes maanden. Dit omvat een strategiesessie met het MT, meerdere trainingsdagen voor verschillende teams en coaching op leiderschapsniveau. Voor organisaties die een quickscan willen of al een kader hebben, zijn kortere trajecten ook mogelijk. We stemmen altijd af op de grootte van de organisatie, het aantal medewerkers en de gewenste diepgang.
Hoe borgt een evenementorganisatie gastvrijheid na de trainingen?
Borging vraagt om een combinatie van leiderschap, herhaling en systeem. Leidinggevenden spelen een sleutelrol: zij zijn de bewakers van het vliegwiel op de werkvloer. Praktisch betekent dit: gastvrijheid teruglatend komen in functioneringsgesprekken, onboarding van nieuwe medewerkers en informele feedback op de vloer. Studio Gastvrij biedt ook borgingssessies en leiderschapstraining als onderdeel van een langlopend traject.
Gastvrijheid verankeren in jouw evenementlocatie?
Bekijk hoe Studio Gastvrij dat aanpakt
Of je nu een beurs, festival of congrescentrum runt, gastvrijheid is geen bijzaak. Het is wat gasten meenemen naar huis. Studio Gastvrij helpt evenementenorganisaties en leisurebedrijven om gastvrij gedrag te verankeren in de cultuur, de systemen en het dagelijkse leiderschap.
Neem contact op voor een vrijblijvend strategiegesprek of bekijk hoe we andere evenementenorganisaties hebben geholpen.
Over de auteur
Jordy van Heese
Jordy van Heese is trainer, keynotespreker en mede-oprichter van Studio Gastvrij. Hij helpt organisaties in horeca, retail, events en leisure om gastvrijheid te verankeren — niet als concept, maar als dagelijks gedrag. Samen met Stijn van Boxtel schreef hij de boeken OBER! OBER! en GASTVRIJ!, genomineerd voor Managementboek van het Jaar 2025.
Gastvrijheid is overal
Deze artikelen spreken je misschien ook aan
In een woonwinkel kopen gasten niet zomaar een product. Ze maken keuzes voor hun huis. Voor hun sfeer. Voor de plek waar ze iedere dag leven. Juist daarom draait het niet alleen om wat je verkoopt, maar vooral om hoe je iemand helpt, begeleidt en geruststelt. Dáár maken klantgerichtheid, goede
In januari 2026 stonden Stijn en Jordy voor een bijzondere zaal. Niet een horecateam of een retailorganisatie, maar de volledige Volvo Dealer Business Meeting: alle dealer-eigenaren, vestigingsmanagers en autoverkopers van Nederland, bij elkaar voor hun halfjaarlijkse vergadering. Een avond vol commercie, kwartaalcijfers en groeistrategie. En precies op dat moment mochten